Időnként valóban nehéz feladat nyomon követni és rendszerezni az online levelezéseket, különösen akkor, ha ezen kívül még millió dologra kell odafigyelni a napi feladatvégzés során. Sokszor ráadásul pont a körülményes e-mailezés az, ami akadályozza a munka tényleges elvégzését. Ha szeretne munkájában több időt felszabadítani és könnyebbé tenni az életét, Önnek is érdemes pár egyszerű változtatást eszközölnie az e-mailjei kezelése során. A hatékony e-mail használat ráadásul kevesebb informatikai támogatást igényel, ha a dolgok elkerülhetetlenül lelassulnak vagy leállnak!
1. Az aláírások beállításával időt takaríthat meg!
Ha olyan munkakörben dolgozik, ahol rendszeresen kell hasonló válaszokat kiküldenie, esetleg gyakori vásárlói vagy ügyfél kérdésekre kell válaszolnia, jelentős időt takaríthat meg, ha olyan előre megírt aláírásokat állít be, amelyek tartalmazzák a rendszeresen használt szövegrészeket. A lényeg az, hogy ne úgy nézzenek ki, mint az aláírás részei, tehát címkézze a szokásos aláírását az üzenet végére. Ezentúl tehát, ha egy általános választ igénylő e-mailt kap, elég egyszerűen a Válasz gombra kattintania és kiválasztania az előre beállított aláírást. Így másodperceken belül válaszolhat az üzenetekre. Ezzel pedig rengeteg időt takaríthat meg hosszú távon.
2. Küldjön késleltetett e-maileket!
Ez egy rendkívül hasznos tipp olyan felhasználóknak, akik hajlamosak a feledékenységre. Legtöbbször az emberek csak bizonyos időpontokban szeretnének e-maileket kapni, ez pedig fokozottan igaz a napi vagy heti tevékenységekről szóló frissítésekkel vagy emlékeztetőkkel kapcsolatban. Ám a rengeteg teendő közepette könnyen előfordulhat, hogy elfelejti időben elküldeni ezeket az e-maileket.
A probléma sokszor az, hogy az embernek korábban jut eszébe kiküldeni az üzeneteket, de amíg vár a megfelelő alkalomra, idő közben kimegy a fejéből a feladat. Ilyenkor jön jól az elhalasztott kézbesítés funkció, ami lehetővé teszi, hogy megírja és elküldje az e-mailt bármikor, amikor eszébe jut, de a kézbesítést beállíthatja egy Ön által megadott tetszőleges időpontra. Ez a lehetőség az Outlook felugró ablakában található, ami az e-mailek kiküldése alkalmával jelenik meg. Lépjen a Beállítások elemre, majd a felső menüben válassza a „késleltetett kézbesítés” lehetőséget.
3. Használjon csoportokat az e-mailek rendszerezéséhez!
Gyakran nehéz a beérkező üzeneteket számontartani, vagy egy adott levelezést nyomon követni, ha naponta számos e-mailt kap. A Microsoft 365 Business csomagok egyik legfontosabb eleme, az Outlook egyik hasznos funkciója azonban lehetővé teszi az e-mailek beszélgetések szerinti csoportosítását. A funkció az összes olyan e-mailt rendszerezi, amelyek ugyanannak a levelezésnek a részét képezik. Így a beérkező levelek sokkal rendezettebbnek tűnnek, különösen akkor, ha hosszú és részletes beszélgetésekbe küldik, ahol mindenki mindenkinek válaszol.
4. Hozzon létre mappákat a gyakran keresett tartalmakhoz!
Az Outlookban található egy praktikus keresősáv, amely hasznos lehet, mikor konkrét levelezéseket keres. Van azonban egy ennél is jobb módszer, ha azon kapja magát, hogy ismételten ugyanazokat a tartalmakat tallózza. Hozzon létre egy „keresési mappát” az Outlook-ban a mappa lapján található „új keresési mappa” elemre való kattintással! Ez a lépés hatékonyan segít időről-időre megtalálni az adott személyektől származó üzeneteket, vagy azokat az e-maileket, melyek egy adott kulcsszót vagy kifejezést tartalmaznak. Ezután a mappa mindig elérhető lesz az Outlook bal oldalán, a többi mappa között.
5. Állítson be szabályokat az e-mailek automatikus rendszerezéséhez!
Ezzel a rendkívül praktikus opcióval különböző szabályokat állíthat be az Outlook számára, hogy az e-maileket rendszerezze a megérkezésükkor. Így például az adott személytől kapott, vagy adott kulcsszóval rendelkező üzeneteket az Outlook egyből egy meghatározott külön mappába helyezi át. Dönthet úgy is, hogy az e-mail feladójától vagy tartalmától függően az Outlook különböző jelző hangokat játsszon le vagy jelezze, ha csak másolatot kap és nem Ön az e-mail fő címzettje.
6. Archiválja vagy törölje a régi e-maileket!
Ha Ön Exchange-kiszolgálót használ, az összes e-mailjét ez a szerver tárolja. Kevesen tudják, hogy az e-mailek akkor is fennmaradnak a szerveren, mikor a számítógépen kitörlik azokat. A törlés így tehát csak a beérkező levelek közül távolítja el az üzeneteket. Azonban ha valóban szeretné törölni őket, nyomja meg a Shift + törlés billentyűket, vagy lépjen be a törölt elemek mappába, és ott távolítsa el őket véglegesen.
A régi üzenetek végleges törlésének előnyei:
Több tárhely – Ha túllépi a lefoglalt tárhelyet, előfordulhat, hogy egyes e-mailek nem érkeznek meg a fiókjába vagy a számítógépére. Ha az Ön cége Exchange-kiszolgálót használ, az a veszély is fennáll, ha a kiszolgáló megtelik, az üzenetek nem jutnak el maradéktalanul a vállalat minden munkatársához. Fontos tehát, hogy véglegesen törölje azokat az e-maileket, amelyekre már nincs szüksége, különös figyelmet fordítva a nagy melléklettel rendelkező üzenetekre.
Kevesebb rendetlenség – A régi e-mailek archiválása azt jelenti, hogy szükség esetén továbbra is elérheti őket. Ennek ellenére nagyon csekély az esélye annak, hogy 6 hónap elteltével is szüksége lesz ezekre a levelezésekre. Ha egy dedikált mappába helyezi és tömöríti a régi e-maileket, fiókja rendezettebb lesz, így könnyebben megtalálhatja benne a fontosabb üzeneteket.
Csökkentett terhelés a rendszeren – Ha az Ön Outlook fiókjában több ezer üzenet sorakozik a beérkező levelek közt, az kétségkívül azt jelenti, hogy a szoftver betöltése sokkal tovább tart. Ez különösen abban az esetben okoz napi szintű kellemetlenséget, ha már régebbi gépet használ.
7. Végül minden tipp közül a leghasznosabb: Ésszerű e-mail feldolgozás!
Ha nap, mint nap nap rengeteg e-mailt kap, az egyik leghasznosabb tipp Önnek, ha a nap folyamán csak három meghatározott időpontban dolgozza fel az e-mailjeit. Például megnézheti a levelezését, amikor megérkezik az irodába, ezt követően közvetlenül ebéd után, majd a nap végén az irodából való távozás előtt.
Ezzel jelentősen megnövelheti munkavégzése hatékonyságát. A cél az, hogy a nap folyamán háromszor válaszoljon a beérkező levelekre, vagy intézkedjen velük kapcsolatban, majd törölje vagy archiválja a már feldolgozott az e-maileket. Minden, ami nem igényel különösebb műveletet vagy választ, szintén törölje vagy helyezze a megfelelő mappába. Ezáltal naponta háromszor ürülhet ki a postafiókja és nem kell folyamatosan az e-mailekkel foglalkoznia, vagy percenként ellenőriznie, hogy mi történt a levelezéseiben.
És végül ne feledje: a kibertámadások jelentős része pont E-mailben érkezik, olvasson hasznos tanácsokat a kiberbiztonságról!
Forrás: kvazar.cloud